9 décembre 2022

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

Ce n’est un secret pour personne : le monde devient numérique. De plus en plus de personnes passent à la facturation sans papier. Dans la suite de cet article, nous allons explorer certains des avantages de la facturation sans papier.

Qu’est ce que la dématérialisation des factures ?

En termes simples, la facturation sans papier est le processus d’envoi et de réception des factures par voie électronique. Plutôt que d’envoyer une facture physique par la poste, les entreprises peuvent envoyer une facture sous la forme d’une pièce jointe à un courriel ou d’un lien vers une facture en ligne. Les clients peuvent alors consulter et payer la facture en ligne.

Les avantages de la facturation électronique

Les avantages de la facturation électronique sont nombreux, notamment :

Les factures dématérialisées offrent les mêmes garanties que les factures papier traditionnelles.

La loi reconnaît que la facturation électronique a la même valeur qu’une facture papier traditionnelle, il n’y a donc aucune raison de ne pas passer à la facture électronique. Toutefois, il ne faut pas oublier que trois conditions doivent être remplies pour que ces documents soient valables : 

  • La facture doit provenir d’une source crédible.
  • Le contenu doit rester certifié (non modifié et inchangé).
  • La facture doit être lisible à partir du moment où elle est reçue jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Même si la laisse peut sembler serrée, ce cadre juridique est bon. Il renforce la confiance des clients des cabinets comptables dans le passage à la facturation électronique et encourage les cabinets à adopter une solution qui rendrait cette transition possible.

La dématérialisation des factures permet de réduire les coûts

L’une des principales raisons de passer à la dématérialisation est qu’elle est plus rentable pour les entreprises et qu’elle réduit également les déchets environnementaux. Par exemple, l’Agence française de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME) estime que l’industrie du papier émet près de 600 millions de tonnes de CO2 chaque année.

Ainsi, le Syndicat national de l’image et des médias d’information rapporte qu’une entreprise de cent employés dépense annuellement entre dix et vingt-cinq mille euros en papier pour un usage interne uniquement. Si toutes les entreprises imprimaient inutilement, cela représenterait un gaspillage de trois cents millions d’euros par an au niveau national.

Les factures dématérialisées sont traitées plus rapidement

La facturation électronique permet de gagner du temps et de l’argent en réduisant les dépenses de papier et les délais de traitement. Le traitement d’une facture papier prend en moyenne 14 jours et coûte environ 15 euros en heures de travail des employés.

En numérisant la facturation, vous pouvez gagner du temps et de l’argent tout en évitant les erreurs de saisie de données. Les documents étant envoyés et échangés instantanément, les paiements peuvent être déclenchés plus rapidement, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La dématérialisation des factures améliore la transparence des opérations d’une organisation.

La numérisation de la facturation permet non seulement aux cabinets comptables de mieux suivre leurs opérations, mais aussi de gagner en efficacité. En effet, les informations contenues dans les factures peuvent être automatiquement reconnues et intégrées dans le système de l’entreprise via la politique de GED (Gestion électronique des documents). Les fonctions OCR (reconnaissance optique de caractères) et ADR (lecture automatique de documents) rendent cela possible.

Le résultat final est la possibilité de localiser n’importe quelle facture en quelques clics, longtemps après la période de conservation légale.

La numérisation des factures crée une expérience client plus positive.

La dématérialisation des factures est une transformation numérique qui permet d’améliorer la satisfaction des clients. Les clients peuvent trouver plus facilement les documents sur une plateforme collaborative, en discuter avec leur comptable si besoin, et les exporter….Même si ce processus ne peut rien faire sur le montant affiché, il vous évitera au moins d’être frustré par la facturation.

Quelle est la différence entre la facturation électronique et la facturation traditionnelle ?

La principale différence entre la facturation sans papier et la facturation traditionnelle est qu’avec la facturation sans papier, vous recevez et payez vos factures par voie électronique. Cela signifie qu’au lieu de recevoir une facture physique par la poste, vous recevez une version électronique de celle-ci dans votre boîte de réception. Vous pouvez ensuite payer cette facture en ligne, par le biais du système de paiement de factures en ligne de votre banque ou avec une carte de crédit.

La facturation électronique offre de nombreux avantages par rapport à la facturation traditionnelle, notamment des délais de traitement plus rapides, une sécurité accrue et des coûts réduits. Si vous n’utilisez pas encore la facturation électronique, il est temps d’agir.